Savez-vous bien déléguer ?

2 questions majeures concernent votre délégation et correspondent aux principaux écueils du management que j’ai pu observer.

  • Déléguez-vous tout ce qui doit l’être ? Trop de dirigeants pensent qu’un travail ne sera jamais aussi bien fait que par eux même. Ils considèrent aussi que cela occasionne une perte de temps. C’est vrai à court terme, mais quelles pertes de temps à long terme.
  • Que faites-vous pour que votre délégation donne les résultats escomptés ? Combien de tâches sont déléguées sans autre attention que lorsque l’on se débarrasse de quelque chose. Les résultats obtenus sont souvent à la hauteur du soin pris à déléguer…

Au final, des conséquences parfois graves adviennent faute de quelques règles élémentaires pour bien déléguer.

Déléguer et réussir sa délégation en 4 points clés, les conseils d’ETC, coaching d’affaires

1- Vérifier les prérequis
Avant tout, les conditions préalables à toute délégation sont-elles réunies ?

  • La culture de l’entreprise permet-elle de rendre le délégataire légitime ?
  • Le délégataire possède-t-il les compétences et les capacités nécessaires ?
  • Le délégataire possède-t-il le bon profil pour recevoir une délégation ?

2- Fixer le cadre et les objectifs
Définir le périmètre de sa délégation en fonction de la compétence et de la maturité du délégataire

  • Délégation partielle ou totale
  • Délégation limitée dans le temps ou non
  • Délégation d’un projet ou d’une fonction

Fixation des objectifs

  • Le délégataire fixe lui-même ses objectifs dans le cadre fixé par le délégant
  • Le délégant l’aide, si besoin, à corriger des objectifs trop optimistes ou pessimistes
  • L’appropriation de l’objectif est d’autant plus forte qu’il aura été fixé par le délégataire.
  • L’objectif principal et les sous-objectifs seront SMART

3- S’assurer des moyens nécessaires

  • Les moyens matériels
  • Les moyens humains
  • Les moyens psychologiques (pour que le délégataire soit rassuré et en confiance)

4- Définir les modalités de suivi et de reporting
Suivi

  • Définir les outils et les supports à utiliser
  • Préférer l’autocontrôle du délégataire au contrôle du délégant
  • Le délégant soutiendra son délégataire en cas de difficulté rencontrée

Reporting

  • Rendre compte d’une manière continue et pas seulement en fin de projet
  • Définir des indicateurs concrets (IPC) pour mesurer l’avancement puis l’atteinte ou non de l’objectif.

Enfin, les points ci-dessus se finalisent par un document écrit validé par les 2 parties ! Il s’agit d’un véritable contrat qui lève toutes les ambiguïtés possibles.

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La délégation : vers une situation « gagnant – gagnant »

Le dirigeant ayant mis en place une délégation respectant ces 4 points est serein. Il sait que les missions confiées seront menées à bonne fin avec un suivi qui permette d’intervenir si besoin. Son emploi du temps s’en trouve allégé pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Le délégataire s’en trouve valorisé par la confiance qui lui est témoignée. Sa motivation au travail s’accentue grâce à l’intérêt des nouvelles responsabilités reçues.

La répartition des tâches est optimisée au sein de l’entreprise et les résultats vont de pair.

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