Organisation du travail et gestion du temps dans le management

Une mauvaise organisation et un manque d’anticipation entraînent une perte de temps, et génèrent de l’anxiété et une mauvaise ambiance dans une équipe.
Bien s’organiser, savoir optimiser le temps de travail, utiliser les capacités de chaque collaborateur favorisent la bonne coordination et l’atteinte des résultats attendus, sans stress inutile.

Gérer son temps pour être plus efficace

  1. La loi de Pareto, ou « règle des 80/20 » : 20% des causes engendrent 80% des effets. Traduction : vous obtenez 80% de vos résultats grâce à seulement 20% de votre travail.
    Il est donc important de vous recentrer sur votre métier.
  2. La loi de Carlson : plus on est interrompu, moins on est efficace. Déconcentration, perte de temps, risques d’erreur, démotivation…
    Isolez-vous (si possible), gérez vos appels téléphoniques et vos mails.
    La loi d’Illich : la concentration diminue au-delà d’un certain seuil. Il faut donc faire des pauses pour être plus efficace.
  3. La loi de Parkinson : une tâche s’étire jusqu’à prendre toute la place qu’on lui donne. Si vous vous fixez un délai d’une semaine, vous la ferez en une semaine, si vous vous fixez un mois, vous mettrez un mois pour la terminer. Définissez un budget temps et une « deadline » et respectez les.
  4. La loi de Laborit : notre tendance naturelle est de commencer par le plus facile et de remettre à plus tard le plus difficile ou ce qui plaît moins.
    Débutez par le plus difficile ou le plus rébarbatif.

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Planning du travail, organisation et anticipation

Pour gagner du temps, de l’efficacité et de la sérénité :

Planifiez votre activité

      • Notez toutes les tâches et classez-les par degré d’urgence et d’importance,
      • programmez les travaux plus difficiles en début de journée,
      • faites-vous aider si besoin,
      • tenez votre agenda sans minimiser les délais,
      • ménagez-vous des pauses,
      • finissez un travail avant d’en commencer un autre,
      • gérez les moments de consulter votre messagerie,
      • déléguez,
      • corrigez ces petits travers qui ralentissent votre productivité et développez vos forces.

Organisez le travail de vos collaborateurs

      • Veillez à une juste répartition des tâches,
      • donnez des délais réalisables,
      • partagez les informations,
      • mettez en place un agenda partagé pour coordonner le travail de l’équipe,
      • planifiez des points réguliers,
      • sachez dire « non » et expliquer pourquoi,
      • maintenez une bonne ambiance en étant objectif et factuel dans vos exigences d’organisation.

Anticipez les événements

Il est rare qu’un projet se déroule sans contretemps, mais vous pouvez prendre quelques mesures pour en réduire les effets négatifs :

      • évaluez le délai de réalisation d’une tâche en prenant une marge de manœuvre de 20 à 30%, en fonction de ses spécificités (contraintes techniques, matérielles et humaines, validations, corrections, événements extérieurs imprévisibles…),
      • suivez le travail de votre équipe pour réagir au moindre aléa,
      • ne laissez pas vos clients et fournisseurs vous imposer des délais intenables. Fixez vous-mêmes vos règles et informez-les de vos propres contraintes,
      • tirez des enseignements des expériences passées pour améliorer votre organisation.

Avec des bonnes habitudes vous travaillerez mieux et dans une meilleure ambiance.

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